Cubit MHV har en kraftig saksbehandlingsmodul. Filosofien til systemet er at så mye som mulig skal automatiseres og bare når det er nødvendig å ta stilling til saker vil de dukke opp i saksbehandlingsmodulen. Dette gjør at det er langt enklere å ha oversikt over saksbehandlingen. Det vil også sikre at saker aldri faller mellom to stoler. Modulen er konfigurert slik at man kun ser de elementer som man jobber med. Dermed kan store deler av kompleksiteten gjemmes for brukere.
Oversiktsbildet i saksbehandlingen er delt inn i rader som er tematiske. Disse er konfigurerbare etter hvordan oppdragsgiver jobber.
Fig 18: Saksbehandling siden har mange muligheter for å følge opp saker
E-poster
Cubit MHV har en felles e-postadresse. Denne settes opp av oppdragsgiver. All korrespondanse i forbindelse med saker skal gå gjennom denne e-posten. Dette gjør at systemet automatisk kan fordele e-poster på saker og til de riktige saksbehandlerne. Dette gjøres ved at systemet scanner e-postene for saksnummer og avsender. Hvis systemet finner en sak som korresponderer med e-posten, foreslår systemet en tilknytning til denne saken og e-posten blir fordelt til saksbehandleren for denne saken. Det er enkelt å bytte saksbehandler og hvis systemet ikke greier å koble en epost med en sak er det lett å søke opp saken og knytte den til e-posten.
E-poster som ikke omhandler eksisterende saker kan benyttes til å opprette nye saker. Dette kan for eksempel være administrative saker hvor man svarer på generelle henvendelser fra publikum, eller opprettelse av bekymringsmelding basert på en epost fra publikum.
Siden ingen e-poster som omhandler saker er private kan alle se alle eposter i systemet. Dette gjør at det aldri er fare for at e-poster forblir ubesvart på grunn av sykdom eller fravær. og gjør at det er transparense i saksbehandlingen.
Utgående
I utgangspunktet skjer alle utsendelser fra systemet automatisk. Brukeren trenger aldri å manuelt sende ut saksdokumenter ettersom systemet alltid vet når ethvert dokument skal ut og i hvilken kanal det skal sendes. Det er allikevel mulig å overstyre automatikken. Gjør man det for en sak vil alle utsendinger for saken havne i “utgående”. Dette kan for eksempel være nyttig i saker der man ønsker ekstra tett oppfølging.
Saksgang
Cubit MHV har en digitalisert myndighetsmatrise. Dette betyr at systemet vet hvilken myndighet som er krevd for å fatte en hver avgjørelse i systemet og systemet vet hvem som har myndighet til å ta avgjørelsen. Når en avgjørelse må fattes vil denne havne i “saksgang” hos personen(e) som må ta denne avgjørelsen. På denne måten blir saksgangen oversiktlig og enkel å holde kontroll på. Når for eksempel noe forfaller for pålegg vil saken havne under saksgang hos den personen som kan fatte dette pålegget. Når de trykker på saken kommer de til dens detaljsiden slik at de kan sette seg inn i saken før de trykker på “Opprett pålegg” knappen. Fra saksgang er det også mulig å opprette sanksjoner i saker. Dette kan være direktevedtak som er fattet på tilsyn som bruksnekt, men det kan også være varsling av sanksjoner i forbindelse med at man fatter pålegg i saken. Her er det mulig opprette for eksempel bruksnekt eller tvangsmulkter.
Søknader
Cubit MHV kan behandle forskjellige typer søknader som mottas. Søknader kan enten komme inn til Cubit MHV via Cubits egen skjemaløsning, eller vi kan integrere med eksisterende skjemaløsninger. Velger man sistnevnte strategi kan det foreligge begrensninger for bruk og optimalisering.
Fordelen med å bruke Cubits skjemaløsning er at vi kan validere alle datafelt, og dermed sørge for at søknader har den informasjonen som er nødvendig for å behandle de. Siden søknader er et enkeltvedtak følger disse samme logikken som er brukt for behandling av enkeltvedtak i Cubit MHV. Fra søknadssiden kan saksbehandler se all informasjon som er vedlagt søknaden. Dersom det ikke er tilfredsstillende informasjon kan saksbehandler etterspørre mer informasjon fra kommunikasjons fanen på søknaden. Når saksbehandler har nok informasjon til å ferdigbehandle søknaden kan søknaden enten godkjennes eller avslås. Siden har et “begrunnelse-felt” for å skrive årsak til avslag. Cubit MHV fletter automatisk begrunnelse feltet inn i dokumentmalen for avslag. Ved siden av godkjenn og avslå knappene er det knapper for å forhåndsvise saksdokumentet som blir sendt ut.
Avhengig av saksbehandlers rolle og myndighetsmatrisen vil søknaden gå til riktig behandlerfor godkjenning før saksdokumentene blir sendt ut til den som har søkt.
Meldinger
På lik linje med søknader kan Cubit MHV behandle en lang rekke meldinger ved bruk av Cubit Skjema. Meldinger saksbehandles i stor grad på samme måte som søknader. Her er det mulighet for å slå på full automatisering i forhold til saksbehandling av meldinger hvor data er korrekt og validert. For enkelte meldinger kan det være behov for å gjennomføre kontroller eller lignende som skal knyttes til saken.
Bekymringsmelding/ administrative saker/uttalelser
Det er mulig å saksbehandle alle typer henvendelser i Cubit MHV. Flere av sakstypene som benyttes for å behandle henvendelser følger den samme sakstypen. Eksempler på dette er bekymringsmelding, administrative saker og uttalelser. Sakene kan opprettes i Cubit MVH, basert på mange forskjellige kilder. Dette kan for eksempel være
Opprettet fra en innkommende e-post.
Manuelt opprettet i saksbehandling.
Automatisk opprettet gjennom integrasjon med et skjema.
Automatisk opprettet gjennom andre integrasjoner.
Disse sakstypene kan knyttes til alle typer objekter i Cubit MHV. Dette gjøres ved å trykke på “Knytt mot…” knappen. Dette tar brukeren til utvalgssiden, hvor de kan søke opp det objektet de ønsker å knytte mot saken. Når de finner riktig objekt og velger objektet, får de alternativet: ”Knytt mot sak.” Dette vil ta brukeren tilbake til saken og objektsdetaljene vil være synlig under.
Det er mulig å knytte en sak mot så mange objekter som man har behov for.
Når det gjelder bekymringsmeldinger har vi har valgt en strategi hvor alle bekymringsmeldinger, uavhengig av inn-kanal, i utgangspunktet er unntatt offentligheten. Juridisk vil dette være “Utsatt behandling”. Brukere med rettighet til å bestemme tilgang vil dermed måtte ta stilling til om meldingen skal være unntatt offentligheten eller åpnes opp. Deler av meldingen kan også unntas offentligheten ved behov. Selv om en bekymringsmelding genererer en aktivitet trenger ikke aktiviteten i seg selv være unntatt offentligheten.
Så lenge en bekymringsmelding er under behandling vil den ikke være tilgjengelig for andre brukere.
Fig 19: Bekymringsmeldinger kan knyttes til forskjellige objekt, og kan undras offentligheten om nødvendig.
Disse sakstypene er delt i 4 faner: Saksdetaljer, Notater, Kommunikasjon og Dokumenter. Under saksdetaljer viser vi hva saken er knyttet mot, hvem som er dokumentmottakere i saken og eventuelt hvis det er noen tilknyttede aktiviteter mot saken. Under notater kan vi opprette nye notater for å vise hva saken handler om. Dette er spesielt nyttig hvis man har saker som pågår over lengre tid. Kommunikasjon viser all innkommende og utgående kommunikasjon på saken. Her kan vi opprette SMS, epost og brev. Det er også mulig å registrere innkommende eller utgående telefonsamtaler under kommunikasjon. Dokumentasjonsfanen har funksjonalitet for å laste opp dokumenter på saken. Hvis saken er en uttalelse har den i tillegg en egen fane som heter følgebrev. Under denne fanen kan man opprette et offisielt dokument, hvor man kan skrive det man ønsker å svare offisielt på uttalelsen. Dette følgebrevet kan så sendes ut fra kommunikasjonsfanen.
Fig 20: Under notater kan vi skrive oppsummering om hva saken omhandler og hva som har skjedd med saken
Fig 21: Fra kommunikasjon vises all innkommende og utgående kommunikasjon på en sak. Her er det også mulig å opprette ny kommunikasjon i de kanaler man ønsker. Det er også mulig å registrere telefonsamtaler.
Fig 22: På dokumentfanen kan vi laste opp alle relevante dokumenter
Fig 23: Uttalelser har en fane som heter følgebrev i tillegg til de fanene som bekymringsmeldinger og annen sak har.
Kartlegginger
Cubit MHV er fleksibelt og kraftig hvis man har behov for å kartlegge. På grunn av alle datakilder vi integrerer mot, er det mulig å jobbe aktivt med kartlegging på tvers av for eksempel matrikkel- og enhetsregisterdata. Kartlegging er en egen sakstype i Cubit MHV. Hvis kartleggingen for eksempel retter seg mot bruk av en type utstyr i restaurantbransjen, kan man søke opp alle restauranter, og legge de til som mål for kartleggingen. Kartleggingen foregår ved at vi oppretter et Cubit Skjema for informasjonsinnhenting og sender dette til alle virksomheter som er mål for kartleggingen. Etterhvert som kartleggingen besvares, vil dette synliggjøres på kartleggingssaken. Det er mulig å automatisk sende ut purring på kartleggingen til alle som ikke har besvart etter en gitt tidsintervall.
Fig 24: Under kartlegginger kan vi opprette spørreskjema
Massekommunikasjon
Det er mulig å opprette massekommunikasjon fra Cubit MHV. Dette fungerer ved at vi søker opp alle vi ønsker å sende kommunikasjon til og oppretter en kommunikasjonssak. Fra denne sakstypen kan vi velge å sende SMS, epost eller brev via Svar Ut til alle som er tilknyttet saken.
Fig 25: Kommunikasjonssaker kan kobles til mange objekter, og sende den samme kommunikasjonen til alle
Prosjekter
I Cubit MHV er det mulig å opprette prosjekter. Prosjekter er en måte å knytte forskjellige aktiviteter som har noe til felles sammen på. Når et prosjekt opprettes blir prosjektnavnet automatisk opprettet som et nøkkelord. Dette nøkkelordet kan vi så legges til de aktivitetene vi ønsker. Er det behov for å legge til flere aktiviteter samtidig kan dette gjøres veldig enkelt ved hjelp av søk og filtrering. Dette dukker om ved å trykke på ‘Legg til aktiviteter’ inne på aktiviteter-fanen.
For hvert prosjekt kan man blant annet legge til flere deltakere, sette mål og lage en prosjektplan. Det er også mulig å laste opp dokumenter og legge inn notater. Ønskes det å legge inn evaluering av prosjektet finnes det også en fane for det, enten ved å skrive rett inn i Cubit eller laste opp et dokument.