Cubit Tilsyn kommer ferdig konfigurert med en standard saksflyt og dokumenter. Disse kan du velge å ta med, endre eller lage dine helt egne flyter og dokumenter. Saksflyten finner du inne på systeminnstillinger.
Når du har trykket deg inn på en av sakstypene vil du få opp en saksflytmotor:
Saksflyten går fra første varsel om tilsyn til saken er parkert.
Utsendelsesmetoder
I forhold til utsendelsesmetoder støtter vi p.t fysisk brev, e-post, sms. Sms kan ikke brukes til å sende dokumenter. Velger du primærkanal vil vi sende på e-post dersom kunden har samtykket til elektronisk kommunikasjon, eller på brev om de ikke har gitt samtykke.
Noen bruker SvarUt for å sende e-post eller brev. I disse tilfellene er det SvarUt som sjekker hvilken kanal som er tilgjengelig for å sende informasjonen, ikke Cubit. SvarUt sjekker informasjonen mot Kontakt- og Reservasjonsregisteret.
Lage saksflyt
For at saksgangssteget skal aktiveres må det inneholde en kanal, en utsending og et saksdokument. Dette setter du opp ved å trykke på den aktuelle kolonnen i saksflyt.
Tittelen er din interne beskrivelse på steget i saksgangen. Tittelen på saksgangssteget er mulig å definere selv sånn at den er best mulig forklarende for de interne rutiner og dialoger innad i bedriften
Type sier noe om det formelle steget i saksgangen, varsel om tilsyn, påminnelse om tilsyn, påminnelse om forhåndsvarsel eller purring på vedtak. Utsendelse av vedtak er p.t ikke automatisert og dermed ligger ikke dette inne som et valg, det samme gjelder tilsynsrapport og forhåndsvarsel om vedtak. Disse to siste går ut når du velger ferdigstill og send inne på tilsynet.
Dager sier noe om hvor lenge før en annen hendelse eller hvor lenge etter en hendelse.
Kanal sier noe om hvilken kanal utsendelsen skal gå i. Du kan velge en eller flere. Skal du ha flere kanaler trykker du på + Legg til kanal. Ønsker du å fjerne en trykker du X ved siden av kanalen.
E-post, primærkanal, sms som kanal - da vil du også bli bedt om å legge inn hvilken e-post-mal eller sms-mal som skal brukes. Disse henter fra de malene og dokumenter du har satt opp. Primærkanal vil velge e-post dersom det er tilgjengelig og mulig, om dette ikke er tilgjengelig vil varselet sendes via post.
Saksdokument - her velger du hvilket saksdokument som skal følge med dette steget. Disse henter fra de malene og dokumenter du har satt opp.
Andre utsendinger
Dette er utsendinger som hører til andre steg i saksgangen eller er utsendinger som vi ser varierer fra nettselskap til nettselskap.
Følgebrev - Dette er en forside i de tilfellene du sender kopi av en sak til noen andre. Vi anbefaler alltid å ha dette aktivert. Alt du trenger å sette opp her er et dokument, så tar Cubit seg av resten.
Tilsynsrapport - Dette er den faktiske rapporten som går ut med forhåndsvarselet eller sak avsluttet. Alt du trenger gjøre her er å knytte et dokument til steget.
Kontroll ikke gjennomført - Kan settes opp i de tilfellene du ønsker å sende et bomtur brev til kunden. Her må du aktivere både dokument, kanal og eventuelle maler.
Sak avsluttet - Dette sendes ut i de tilfellene hvor man avslutter saken eller hvor det ikke ble funnet noen feil på tilsynet. Sett opp kanal, utsending og saksdokument
Direkte vedtak og vedtak om frakobling - Sett opp kanal, utsending og saksdokument. Dette er dokumentet som går ut om man fatter et direkte vedtak i felt eller at man gjør en frakobling.
Endring av avtaletidspunkt, avtaletidspunkt fjernet, avtaletidspunkt lagt til, avtaletidspunkt bekreftet via sms, avtaletidspunkt avvist via sms - Er alle sms-flyter. For de fleste av disse kreves det toveis sms-flyt. Kanal og utsending må være knyttet til steget. Les mer om sms her: Cubit Tilsyn - hvilke sms'er når ?