Dokumenter i Cubit er lagt opp til mest mulig standardisering av innhold i dokumentene. Dokumenter redigerer man i systeminnstillinger. Den finner du nederst på venstre siden under profilen.
Det som er viktig å huske på er at når man endrer i en mal, så påvirker det alle deler av saksgang som bruker den malen. Når man endrer et tekstelement, så endres teksten i alle maler som inneholder det tekstelementet.
Begynn med å gå inn på systeminnstillinger:
Når du trykker deg inn på systeminnstillingene får du flere muligheter. For å jobbe med dokumenter velger du alternativene som ligger under Dokumenter.
Under Dokumenter finner du Maler, Tekster, Saksdokumenter, Brev, E-poster og SMSer:
Maler
Velger du Maler kommer du til hovedmalen. Denne viser hvordan logo ser ut, hvor brevkonvolutten ligger, hva som står i margene og hvor innholdet kommer.
Denne er standard, og trenger ikke endres på hver gang man endrer et dokument.
Alternative maler ved manuelt brev
Hvis dere har flere selskaper som jobber i deres tenant, kan en sette opp alternative maler. Dette kan dere sette opp for å få opp personens riktige selskap/logo dersom man sender ut manuelt brev. Det gjøres først ved å legge til ny brevmal for selskapet. Trykk på knappen Ny brevmal oppe til høyre inne på Maler:
Når brevmalen er satt opp, går dere inn på standardmalen, og nederst i fanen til høyre kan dere legge til alternativ mal. Her må dere velge hvilken avdeling (selskap) som skal bruke malen. Husk å bekrefte endringer.
Når dere så skal sende ut manuelt brev ved å legge til fra mal, får dere opp deres selskap i forhåndsvisningen.
Tekster
Her kan du redigere eksisterende tekster eller legge til ny tekst. Dette er tekstelementene som brukes i saksdokumentene. Et tekstelement kan brukes i flere saksdokumenter. Cubit leverer alltid med tekster dersom du ønsker det, men det er ditt ansvar å kvalitetssikre dem.
Det ligger en del forhåndsdefinerte flettefelt tilgjengelig når man ønsker å lager eller redigere tekst. Hvis man taster inn @ så vil det komme opp en liste av valg. Disse flettefeltene henter inn den informasjonen fra de definerte feltene. Dvs at hvis man velger @tilsynsdato feks, så velger flettefeltet å hente dato for tilsyn i brevet som generes fra tilsynet.
Saksdokumenter.
Dette er hoveddokumentene og der man drar inn tekstelementene for å lage en komplett dokumentmal.
Tekstelementene finner man på høyre side og kan enkelt trekkes inn i dokumentet.
Her er Tekstelementet " Viser til varsel" dradd inn i dokumentet.
E-post tekster og SMS tekster kan man også legge til og redigere under E-post og SMS.
E-post
SMS
Brev