Administrasjonsgrensesnittet til Cubit MHV er svært kraftig men samtidig enkelt å forstå. Mye av automatikken i systemet er styrt fra innstillinger og vårt ønske er at hvert enkelt kunde skal i størst mulig grad være selvstendige i å endre systeminnstillinger. Siden er delt inn i seksjoner som gjør at det er oversiktlig og raskt å finne det man trenger.


Sakstyper

I Cubit MHV er det mulig å definere saksflyten for hver enkelt sakstype. Her kan brukerne definere hvordan kommunikasjonen skal foregå fra en sak starter til den er avsluttet. Siden viser gjennom en grafisk fremstilling hvert steg i en sak, og når hvert steg i saken skjer. Det er for eksempel mulig å definere: 

  • Når varselbrev skal gå ut

  • Hvilke kanaler varselbrevet skal gå ut i

  • Hvilke saksdokumenter som skal legges ved varselbrevet.


For å endre på innstillingene, er det bare å trykke på steget man ønsker å justere og en dialogboks vises hvor man kan endre etter ønske. 


Under saksgangen vises en lang rekke andre typer utsendinger. Her er det mulig å legge inn automatikk i at forskjellige utsendinger skal gå ut når de forskjellige hendelsene skjer. Dette kan for eksempel være: 


  • Å sende en SMS-bekreftelse ved endring av tidspunkt

  • Å sende SMS ved avlysing av avtale

  • Hvilke brev skal sendes ved avslutning av sak

  • Skal det legges ved vedlegg eksempelvis kampanjer mot visse


    Fig 26: Under sakstyper kan vi definere saksflyten til den enkelte sak, og koble denne opp mot utsendinger, saksdokumenter og kanaler 



    Risikomodeller

    Cubit MHV har en risikomotor som gjør det mulig å aktivt jobbe med å utvikle risikomodeller. Systemet tillater så mange risikomodeller som det måtte være behov for. 


    Cubit MHV støtter flere forskjellige måter å beregne risiko på. De forskjellige risikofaktorene kan videre knyttes mot forskjellige datakilder for å sikre at de blir automatisk oppdatert.  Risikomodellene kan aktivt brukes for å sette hvor ofte man skal gjennomføre forskjellige 


    aktiviteter mot objekter. Dette kan videre benyttes fra søk og filter, for å finne de objektene som er klar for tilsyn. 


    Muligheten for risikofaktorer er endeløs, og det er bare fantasien som setter grenser, men eksempel på faktorer som vi ser bli brukt er: objektstype, avvik ved forrige tilsyn, størrelse på objekt etc.

             Fig 27: Det er full fleksibilitet når vi setter opp risikomodeller. De kan knyttes til datakilder som 

             automatisk oppdaterer risiko



Dokumenter og maler

Cubit MHV hjelper deg å holde orden på alle dokumentmaler. For å gjøre denne prosessen enkel, deler Cubit MHV denne prosessen i 3 steg. 

  1. Dokumentmal: Dokumentmal er i Cubit MHV selve designet av hvordan dokumentet ser ut. Her defineres plassering av logo, hvilke informasjon som er nødvendig i toppen av dokumentet og hva som skal være skrevet i bunnteksten på dokumentene.

  2. Tekster: Cubit MHV har delt opp saksdokumenter i tekster som er gjenbrukbare elementer. De kan benyttes på flere saksdokumenter. Dette gjør at det er enkelt å vedlikeholde saksdokumentene. Oppdateres en tekst vil den automatisk oppdatere alle dokumenter hvor teksten er benyttet. Tekster har en rekke flettefelt tilgjengelig for å lage kraftige og tilpasningsdyktige tekster. Er det behov for nye flettefelt er dette noe Cubit kan legg til raskt og effektivt. Grensesnittet for å jobbe med tekster har enkel funksjonalitet for tekst formatering, hvor brukeren kan velge fontstørrelse, vekt og lignende.

  3. Saksdokumenter: Saksdokumenter har en dokumentmal som viser hvordan dokumentet ser ut og det har en samling tekster som kan brukes. I grensesnittet for saksdokumenter er alle tekster tilgjengelig på høyresiden og brukeren kan dra de inn i dokumentet i den rekkefølgen de ønsker. Under denne visningen er en forhåndsvisning av hvordan saksdokumentet blir seende ut. 




I tillegg til saksdokumenter har det samme grensesnittet en seksjon for e-poster og en for SMSer. Her kan brukeren definere de standardiserte e-postene og SMS-ene som sendes ut. De samme flettefeltene som er tilgjengelig for tekster er også tilgjengelig for e-poster og SMS-er. Dette gjør det enkelt å justere utsendinger hvis man ønsker å jobbe aktivt med å optimalisere kommuniseringen. 



Fig 28: Brevmal definerer hvordan selve brevet ser ut. Det er typisk noe man setter opp en gang

         



Fig 29: Tekster er gjenbrukbare elementer som kan benyttes på en eller flere dokumenter. De kan benytte flettefelt, som gjør de svært fleksible. 





Fig 30: Tekster kan kombineres til saksdokument



Brukeradministrasjon

Fra brukeradministrasjon er det enkelt å opprette nye brukere. Løsningen har et hierarki hvor det kan opprettes avdelinger som har rettigheter og tilganger. Under hver avdeling kan det videre deles opp i team som kan ha sine egne rettigheter og tilganger. Hver bruker må tilhøre en avdeling, og kan tilhøre et team. Hver enkelt bruker kan i tillegg ha egne rettigheter og tilganger. Denne inndelingen gjør at løsningen er svært fleksibel i henhold til å sikre at bruker har de tilganger som man ønsker.



Fig 31: Det er enkelt å sette opp hierarki med flere avdelinger om det er nødvendig



Fig 31: Bruker administrering er svært fleksibel, og man kan gi tilgang til forskjellig funksjonalitet via rettigheter.



Administrasjon av avvik og hjemler

En av de største styrkene til Cubit MHV er måten systemet administrerer avvikstekster, og knytter disse til hjemler. Dette skjer gjennom et hierarki, hvor brukeren kan gruppere avvik på en logisk måte for at det skal være enklest mulig å registrere de i felt. Her er det også mulig å justere på standardkommentarer til avvikene for å gjøre de så tydelig som mulig. Cubit MHV kommer med ferdige avvikstekster, men det er fritt opp til det enkelte brannvesen å justere på disse etter eget ønske. I oppstarten settes disse av Cubit. 



Personlige innstillinger

Det er mulig å konfigurere systemet med en del personlige innstillinger. Fra “Personlige innstillinger” i sidemenyen åpnes en side hvor brukeren kan endre tittel, telefonnummer og alternativ e-post. 



Fig 32: Under brukerinnstillinger kan vi oppdatere brukeren


Under “Tilsynsinnstillinger” kan brukere sette hvilken lengde de ønsker som standard lengde på de forskjellige avtaletypene i systemet. De kan også synkronisere kalenderen i Cubit mot sin Outlook-kalender. Dette er en toveis synk. Det vil si at det er mulig å oppdatere Cubit MHV-avtaler fra Outlook.  



Fig 33: Under tilsynsinstillinger kan hver bruker sette hva som skal være standard tilsynslengde, og hvordan kalenderen skal oppfære seg.


Fra varsling kan brukeren sette hvilke hendelser i systemet de ønsker å få varsling i varslingssenteret. Det er også mulig å sette opp epost varsel. Dette er noe vi ser spesielt mye brukt av ledelse, som kanskje ikke er så ofte i fagsystemet



Fig 34: Det er mulig å sette opp hvilke hendelser man vi ha varsel, og om man vil ha de i løsningen, eller på epost


Det er også mulig å legge inn en egen e-post signatur på denne siden. Denne blir brukt i alle e-poster som brukeren sender ut.



Fig 35: Hver bruker kan sette opp sin egen epost signatur



Varslingssenter

Varslingssenteret har to hovedfunksjoner. Den ene er å varsle brukeren om endringer på avtaler de jobber med. Dette kan være at avtalen er avlyst, at de må fatte et vedtak på en sak eller at en avtale har blitt flyttet. Cubit kan assistere i å sette opp fornuftige varslingsrutiner. Vår erfaring er at det lønner seg å ikke gå for hardt ut i henhold til varsel ettersom det fort gjør at man ikke lengre følger så nøye med på varselet. 

Den andre funksjonen til varslingssenteret er å gi beskjed når det har skjedd en systemoppdatering. Cubit MHV er et levende produkt og vi jobber kontinuerlig med å forbedre systemet. Når vi lanserer ny funksjonalitet oppdaterer vi varslingssenteret og forklarer hva den nye funksjonaliteten er.


Fig 36: Cubit sitt varslingssenter