Cubit Brann er laget med tanke på at det skal være en enkel toveis kommunikasjon mellom brannforebyggende avdeling og innbyggere. På denne måten kan vi tilrettelegge for at publikum får en positiv opplevelse av møtet med oppdragsgiver.


Det er flere mekanismer i løsningen som støtter innbyggerdialog.



Kanaler

Cubit Brann har muligheten til å kommunisere i mange kanaler med innbyggere, og dermed sørge for en bedre brukeropplevelse i forhold til kommunens tjenester. I utgangspunktet ønsker vi å kommunisere med innbyggerne i de kanaler som de ønsker. Som standard kanal benytter vi kontakt- og reservasjonsregisteret for å sørge for at kommunikasjon kommer til kunden i den kanalen de ønsker. Vi bruker også SvarUt for utsendelse av rapporter for å sørge for at rapporter kommer til kunder hvor de ønsker at de skal komme. 



SMS

Løsningen har mulighet for toveis SMS kommunikasjon. Dette brukes i stor grad ved varsel av boligtilsyn og feiing. Vår erfaring er at ved å la brukere svare på SMS får vi i større grad tilbakemelding og verifisert avtaler. Når SMS varsel sendes ut, er det mulig for brukerne å svare JA/NEI på SMS for å bekrefte eller avvise avtalen. Hvis brukeren avviser en avtale, kan løsningen automatisk sende ut en oppfølgings-SMS hvor vi gir alternative tidspunkt. Det er også mulig for mottakerne å sende annen informasjon i SMSene. Disse blir synlig som avtalekommentar inne på avtalene. Forutsetter Twilio.



Innbyggerportal

Cubit har en egen innbyggerportal. Innbyggere kan logge på ved å bruke ID-porten. Når de logger inn, kan de se alle detaljer som er registrert på deres fyringsanlegg. De kan også se tidligere tilsyn, og utestående avvik. Fra portalen har innbyggerne tilgang til Cubit skjema, og kan melde inn endringer på fyringsanlegget. Dersom det er et planlagt tilsyn eller annen aktivitet mot en bruksenhet som innbyggeren eier, vil de også ha mulighet til å kunne gi tilbakemelding på tidspunktet for aktiviteten. Avhengig av hvordan aktiviteten ble planlagt, er det også mulig for å endre tidspunkt for aktiviteten via innbyggerportalen.



E-post

Cubit Brann har en felles e-postadresse. All korrespondanse i forbindelse med saker skal gå gjennom denne e-posten. Dette gjør at systemet automatisk kan fordele e-poster på saker, og til de riktige saksbehandlerne. Dette gjøres ved at systemet scanner e-postene for saksnummer og avsender. Hvis systemet finner en sak som korresponderer med e-posten, foreslår systemet en tilknytning til denne saken, og e-posten blir fordelt til saksbehandleren for denne saken. Det er enkelt å bytte saksbehandler, og hvis systemet ikke greier å koble en e-post med en sak, er det lett å søke opp saken, og knytte den til e-posten.



Skjema

Cubit har sin egen skjemamotor som kan brukes til kommunikasjon med innbyggere. Dette sørger for at innholdet i skjemaene blir verifisert, noe som minimerer behovet for saksbehandling. Integrasjonen mellom skjema og Cubit Brann sørger også for at informasjonen som innsenderen får er korrekt, noe som gir en best mulig brukeropplevelse. Disse skjemaene vil kunne gjøres tilgjengelig på oppdragsgivers nettside, bak f.eks ID porten. 


Hvis det er ønskelig med regelmessige postale tilsyn med særskilte objekt, kan skjema utvikles, som sendes ut med en gitt frekvens, for å oppdatere informasjon. Skjema kan også benyttes i kartlegginger.



Automatisering av utsendelser

Cubit Brann automatiserer utsendelser. Dette konfigureres i systeminnstillinger, hvor forretningsregler for forskjellige typer utsendelser settes. Dette gjør at man ikke trenger å måtte huske på å sende ut varselbrev og purringer. Når en sak møter forretningsregel for utsending, går dette av seg selv. 


Automatisering av utsendelser gjelder også oppdateringer som kan gjøre publikums møte til en best mulig opplevelse. Noen eksempler på smart automatikk: 

  • Endres et avtaletidspunkt, kan systemet automatisk sende ut en kvittering på SMS. 

  • Må en avtale avlyses og trekkes ut av kalenderen, kan en automatisk SMS gå ut og informere eier. 

  • Svarer eier JA på avtale, kan en SMS automatisk sendes ut med kvittering på at avtalen er bekreftet.

  • Svarer eier NEI på avtale kan en SMS automatisk sendes ut med forslag om endre tidspunkt, eller med beskjed om at oppdragsgiver vil komme tilbake med nytt tidspunkt.


For at automatikken ikke skal sende unødige meldinger, er det en del forretningsregler som sjekker for eksempel at saken ikke har ubehandlede e-poster før man sender ut en purring. For handlinger som krever vedtak av en person med rett myndighet, sendes utsendingen til riktige “Saksgang” fane, for å fatte vedtak, og sende ut saksdokument.


Automatikken i Cubit Brann gjelder i alle kanaler, og for brukeren av systemet skal det ikke spille noen rolle om utsendingen går som SMS, e-post eller som et fysisk brev