Innledning
Brev til annen etat er en funksjonalitet som er tiltenkt for å enkelt sende bekymringsmeldinger eller lignende til andre etater mens man er tilstede på tilsyn, befaring og lignende med få tastetrykk. Oppsettet av meldinger til andre etater er koblet til hver enkelt sakstype. Dermed kan man ha forskjellige maler til forskjellige etater fra sakstype til sakstype. Utvalget av etater og mal for meldinger kan man sette opp under "Sakstyper", mens bruk av meldingene skjer på de forskjellige kontrollpunktene på en tilsynsaktivitet.
Oppsett og maler
Inne på en hver sakstype finner man helt nederst på siden et felt som heter "Brev til andre etater".
Her kan man enten trykke inn på en av linjene for å redigere informasjonen, eller så kan man trykke på knappen nederst som heter "Nytt brev til annen etat" for å lage en ny utsending.
Når man oppretter en melding til annen etat får man fire felt man kan fylle ut:
| Navn på etat | Dette er et fritekstfelt hvor man kan velge navnet på mottakeren som man ønsker å sende en kommunikasjon til. Dette vil være navnet for på alternativet man kan velge når man under tilsyn velger å sende melding til annen etat. |
| Kanal | Hvilken kanal man ønsker å sende meldingen gjennom. Her finnes det to valg som er "brev" og "e-post". Her anbefales det sterkt å benytte seg av e-post som kanal hvor det er mulig. |
| Brev | Her kan man velge malen man ønsker å sende/ bruke som utgangspunkt for utsending. Disse kan opprettes under "brev" på systeminnstillinger på tilsvarende måte som man oppretter et saksdokument. |
| E-postadresse | Epostadressen til mottakeren av meldingen |
Opprettelse av brevmaler
For å opprette maler som kan benyttes i denne funksjonaliteten så må de opprettes som et "Nrev". Dette har man tilgang til på systeminnstillinger på linjen som heter "Dokumenter", der finner man en knapp som heter "Brev". Ved å trykke inn her får man mulighet til å opprette eller redigere malene for brev.
Når man da trykker inn og velger "Nytt brev" øverst i høyre hjørne vil man komme til en side hvor man kan opprette brevmal på tilsvarende måte som man gjør for saksdokumenter. Ønsker du en nøyere gjennomgang på hvordan dette fungerer så finnes det en egen brukerbeskrivelse for dette.
Hvordan benytte seg av "brev til annen etat"
For å benytte seg av "brev til annen etat" så må man gjøre det via en tilsynsaktivitet, befaring eller lignende aktiviteter i Cubit. Inne på aktiviteten har man ofte flere kontrollpunkt. Inne på alle disse vil man helt nederst på siden finne en knapp som heter "Send melding til annen etat"
Trykker man seg inn på denne knappen vil man finne en listevisning over de forskjellige malene som er satt opp i denne sakstypen. Her ser man at "Navn på etat" er brukt som alternativene. Hver sakstype har mulighet for egne "Brev til andre etater".
OBS! Finner du ikke alternativet du er ute etter her er det verdt å dobbeltsjekke at brevet du skal sende er lagt til på sakstypen du befinner deg i. |
Her kan man velge hvilken etat man ønsker å sende melding til gjennom å trykke på alternativene over.
Når man velger etat vil det åpne seg en fane som heter "Ny e-post" hvor man kan redigere på malen med egen fritekst, legge til kopimottakere og eventuelt legge ved filer som skal sendes. Når man er fornøyd med innholdet kan meldingen sendes gjennom å bruke knappen nederst i høyre hjørne som heter "Send e-post".