E-poster
Cubit tilsyn har en felles e-postadresse. Denne settes opp av oppdragsgiver. All korrespondanse i forbindelse med saker skal gå gjennom denne e-posten. Dette gjør at systemet automatisk kan fordele e-poster på saker, og til de riktige saksbehandlerne. Dette gjøres ved at systemet skanner e-postene for saksnummer og avsender. Hvis systemet finner en sak som korresponderer med e-posten, foreslår systemet en tilknytning til denne saken, og e-posten blir fordelt til saksbehandleren for denne saken. Det er enkelt å bytte saksbehandler, og hvis systemet ikke greier å koble en e-post med en sak, er det lett å søke opp saken, og knytte den til e-posten.
E-poster som ikke omhandler eksisterende saker kan benyttes til å opprette nye saker. Dette kan for eksempel være administrative saker, hvor man svare på generelle henvendelser fra publikum, eller de kan være opprettelse av bekymringsmelding, basert på en e-post fra publikum.
Siden ingen e-poster som omhandler saker er private, kan alle se alle eposter i systemet. Dette gjør at det aldri er fare for at e-poster forblir ubesvart på grunn av sykdom eller fravær. og gjør at det er transparense i saksbehandlingen.
Utgående
I utgangspunktet skjer alle utsendelser fra systemet automatisk. Brukeren trenger aldri å manuelt sende ut saksdokumenter ettersom systemet alltid vet når ethvert dokument skal ut, og i hvilken kanal det skal sendes. Det er allikevel mulig å overstyre automatikken. Gjør man det for en sak, vil alle utsendinger for saken havne i “utgående”. Dette kan for eksempel være nyttig i saker der man ønsker ekstra tett oppfølging.