Cubit Tilsyn kommer ferdig konfigurert med en standard saksflyt og dokumentpakke. Saksgang er modulerbar og kan konfigureres etter ønske. I Systeminnstillinger nederst på verktøylinjen, konfigurerer du saksflyten til hver enkelt sakstype ved å klikke deg inn på den aktuelle sakstypen. Her inne ligger Saksgang og Andre utsendinger. Under Saksgang skal de stegene som følger normal saksflyt ligge. Andre utsendinger er de stegene som vil bli trigget dersom normal saksflyt utgår. Eksempelvis ved registrering av bomtur kan saksflyten hoppe rett fra Varsel om tilsyn i Saksgang til Bomtur under Andre utsendinger og sende ut det aktuelle dokumentet.
For at et saksgangsteg skal aktiveres må det inneholde en kanal, en utsending og et saksdokument, med unntak av steget som heter Påminnelse på varsel om tilsyn. Dette setter du enkelt opp ved å klikke deg inn på den aktuelle kolonnen i Saksgang på hver enkelt sakstype.
Kolonner
Dager: Antall dager før/etter hendelse noe skal skje
Tittel: Navngivning av saksgangsteget (kun internt, ikke ut til innbygger)
Type: Formell beskrivelse av hva steget gjelder
Kanal: Hvordan saksgangsteget sendes ut
Utsending: Hvilke sms/e-post som sendes ut
Saksdokument: Hvilke saksdokument som sendes ut
Status: Forteller hva som er status i en sak på det tidspunktet dette saksgangsteget vil trigges
Kanal
SMS: Får vi treff på telefonnummer i kontakt og reservasjonsregisteret, sendes en SMS ved varsling/påminnelse om tilsyn. SMS kan ikke brukes til å sende ut dokumenter. SMS-malene konfigureres under Dokumenter inne på Systeminnstillinger.
Primærkanal: Sendes på e-post dersom kunden har samtykket til elektronisk kommunikasjon, eller på brev om de ikke har gitt samtykke. Denne kanalen er den eneste som respekterer knappen som heter "elektronisk kommunikasjon" i selve sakene.
Hvis du bruker SvarUt for å sende e-post eller brev, er det SvarUt som sjekker hvilke kanal som er tilgjengelig for å sende informasjonen, ikke Cubit. SvarUt sjekker informasjon mot kontakt og reservasjonsregisteret.
E-post: Hvis en e-post er tilgjengelig blir e-post brukt som kanal for utsending. Det vil da gå ut en e-post med tilhørende saksdokument som et vedlegg/PDF. E-post malene konfigureres under Dokumenter inne på Systeminnstillinger.
Brev: Det vil da trykkes opp et fysisk brev og sendes ut. Disse konfigureres under Dokumenter inne på Systeminnstillinger.
Saksdokument: Dette vil være det tilhørende saksdokumentet som sendes ut i inneværende steg. Disse konfigureres under Dokumenter inne på Systeminnstillinger.
Type
Varsel om tilsyn
Her setter vi opp hvordan vi ønsker at det skal varsles og når dette skal skje. Noe som er unikt for dette saksgangsteget er at systemet leser kanalene i prioritert rekkefølge. Dvs, er det satt opp SMS og Primærkanal, så vil systemet først prøve å sende ut SMS og dersom vi ikke får treff i KRR(Kontakt og reservasjonsregisteret) vil systemet gå videre til neste kanal, i dette tilfellet Primærkanal, og da sende ut e-post dersom innbygger har godtatt elektronisk kommunikasjon eller brev (via Svar-ut) hvis ikke.
Merk: dette steget følger tilsynsdato.
Påminnelse på tilsyn
Sender automatisk ut en påminnelse på varslet aktivitet etter en gitt intervall.
Merk: dette steget følger tilsynsdato.
Påminnelse på ubekreftet tilsyn
Gjør det mulig å kun sende automatisk påminnelse på varslet aktivitet dersom den er ubekreftet.
Merk: dette steget følger tilsynsdato.
Påminnelse på bekreftet tilsyn
Gjør det mulig å kun sende automatisk påminnelse på varslet aktivitet dersom den er bekreftet.
Merk: dette steget følger tilsynsdato.
Tilsyn
Tilsynsrapport som går ut etter endt tilsyn. Systemet antar at forhåndsvarsling av vedtak skjer i tilsynsrapporten dersom ikke eget steg er benyttet for forhåndsvarsel. Dette steget trigges av knappen “Ferdigstill og send rapport” på slutten av sammendraget under tilsyn/feiing.
Forhåndsvarsel om vedtak
Brukes dersom det ikke er ønskelig med forhåndsvarsling av vedtak i selve tilsynsrapporten. Da blir dette et eget steg i saksgang, og utsending trigges av knappen "Send forhåndsvarsel om pålegg" som dukker opp inne på saken når fristen for forhåndsvarsel er løpt ut.
Merk: dette steget følger vedtaksdato.
Påminnelse på forhåndsvarsel
Gjør det mulig å sende automatisk påminnelse på forhåndsvarsel om vedtak. (Systemet antar at vi forhåndsvarsler om vedtak i tilsynsrapporten dersom vi ikke benytter et eget saksgangsteg for forhåndsvarsling).
Merk: dette steget følger vedtaksdato.
Man kan sende påminnelsen manuelt. Fristen endres og dokumentet genereres automatisk, såfremt steget Påminnelse om forhåndsvarsel er satt opp i saksgang.
Vedtak
Selve vedtaket som blir tilgjengelig i en sak der fristen har forfalt og vi ikke har fått tilfredstillende tilbakemelding. Trigges av knappen “Opprett pålegg” som dukker opp på tilsynssiden etter at frist for utbedring er løpt ut. Ingenting blir sendt ut før det evt blir godkjent av den rette rollen som følger myndighetsmatrisen. Det er mulig å varsle om sanksjoner samtidig som vi oppretter pålegg, dette er anbefalt da vi unngår et ekstra steg i saksgang dersom vi varsler dette i samme utsending.
Merk: dette steget følger tilsynsdatoen dersom det ikke er satt opp et eget steg for forhåndsvarsling av vedtak.
Purring på vedtak
Sender automatisk ut en purring på vedtak etter en gitt intervall.
Merk: dette steget følger vedtaksdato.
Saksgang etter pålegg
Merk: dette steget følger vedtaksdato.
Parkert
Trigges av knappen "Parker" inne på saken og sender ut det aktuelle saksdokumentet.
Merk: dette steget følger vedtaksdato
Andre utsendinger
Andre utsendinger er et samlebegrep for alle steg i sakstypen som ikke er inkludert i den modulære saksgangen, og finnes under "Andre utsendinger" inne på alle sakstyper. De aller fleste er brukt på tvers av sakstyper, men noen er forbeholdt spesifikke sakstyper.
Følgebrev til kopimottaker
Et dokument som blir sendt ut sammen med alle dokumenter som går til kopimottakere. Brukes for å informere om status som kopimottaker i en sak.
Bomtur
Utsending som blir sendt dersom vi på tilsyn velger knappen "Bomtur" og videre velger "Avslutt som bomtur og send dokument". Brukes for å informere om at vi ikke har fått tilgang til å gjennomføre gitt aktivitet og å potensielt be innbygger om å ta kontakt for nytt tidspunkt.
Avsluttet
Utsending som går når alle avvik i en sak er markert med enten "godkjent" eller "utgår" fra behandlingsiden. Da får vi en knapp som heter "Avslutt feiing/boligtilsyn/særskilttilsyn". Brukes for å informere om at saken er lukket.
Avsluttet uten avvik
Brukes for utsending av tilsynsrapport hvor det ikke er registrert avvik på tilsynet.
Avsluttet uten alvorlige avvik
Brukes for utsending av tilsynsrapport hvor det ikke er registrert alvorlige avvik på tilsyn. Forutsetter at man har tatt i bruk avviksgradering in Cubit.
Parker
I saksbehandling i Cubit vil det dukke opp en knapp som heter "Parker". Parkering gjør at man skrur av all automatikk i saksgangen slik at videre steg som feks purring, forhåndsvarsel eller lignende ikke sendes. Avvik ligger fremdeles åpne i saken, men vi anser ikke saken som noe vi skal følge opp med mindre innbygger tar kontakt.
Tilbakemelding på retting
Brukes for å gi tilbakemelding på status rundt godkjenning/avslag av utbedring av avvik. Trigges av knappen som heter "Send tilbakemelding" som vil dukke opp dersom vi huker av "ikke tilfredstillende" ved et eller flere avvik.
Enkeltvedtak om utsettelse godkjent
Utsending som brukes for å informere om at søknad om utsettelse på frist for utbedring av avvik er godkjent. Denne utsendingen trigges av å huke av på "søknad om utsettelse" fra behandlingsiden og videre huke av på "godkjent". Når vi da velger ny frist vil vi få opp knappen "Send tilbakemelding" som da sendes ut det aktuelle dokumentet.
Enkeltvedtak om utsettelse ikke godkjent
Utsending som brukes for å informere om at søknad om utsettelse på frist for utbedring av avvik ikke er godkjent. Denne utsendingen trigges av å huke av på "søknad om utsettelse" inne på behandlingsiden og videre huke av på "ikke godkjent". Da får vi opp knappen "Send tilbakemelding" som trigger utsending av det aktuelle dokumentet.
Bildetekst: Ved å huke av på "Søknad om utsettelse", kan vi ta stilling til om vi vil godkjenne/ikke godkjenne utsettelse av utbedring samt sette en "Ny frist" før vi velger "Send tilbakemelding" som trigger utsendelse.
Enkeltvedtak om utsettelse av tvangsmulkt godkjent
Brukes i saker hvor det er varslet eller vedtatt tvangsmulkt. Denne utsendingen trigges av å huke av på "enkeltvedtak om tvangsmulkt" fra behandlingssiden, og videre huke av på "godkjent". Når vi da velger ny frist får vi opp knappen som heter "Send til X-rolle for godkjenning".
Enkeltvedtak om utsettelse av tvangsmulkt ikke godkjent
Brukes i saker hvor det er varslet eller vedtatt tvangsmulkt. Denne utsendingen trigges av å huke av på "enkeltvedtak om tvangsmulkt" fra behandlingsiden, og videre huke av på "ikke godkjent". Når vi da velger ny frist får vi opp knappen som heter "Send til X-rolle for godkjenning". --> Går det til godkjenning dersom enkeltvedtaket ikke blir godkjent?
Bruksnekt ved tilsyn
På sammendragssiden ved enden av en aktivitet velger vi å avslutte med "direktevedtak" og velger så "bruksnekt", da får vi opp et fritekstfelt hvor vi kan legge med kommentarer. Utsendingen trigges av knappen "send til godkjenning". Utsendinger vil først bli sendt når dette er godkjent iht intern myndighetsmatrise.
Fyringsforbud ved tilsyn
På sammendragssiden ved enden av en aktivitet velger vi å avslutte med "direktevedtak" og velger så "fyringsforbud", da får vi opp et valg om hvilke røykløp/ildsteder dette gjelder. Utsendingen trigges av knappen "send til godkjenning". Utsendinger vil først bli sendt når dette er godkjent iht intern myndighetsmatrise.
Bildetekst: Velger vi fyringsforbud som sanksjon må vi ta stilling til hvilke røykløp/ildsted fyringsforbudet skal gjelde for, før vi får mulighet til å sende til godkjenning.
Varsel om bruksnekt ved pålegg
Utsending som går ut hvis vi i en sak som har løpt ut til pålegg, velger å opprette pålegg og huker av for varsel om bruksnekt. Brukes for å varsle bruksnekt.
Varsel om fyringsforbud ved pålegg
Utsending som går ut hvis vi i en sak som har løpt ut til pålegg, velger å opprette pålegg og huker av for varsel om fyringsforbud og velger hvilke ildsted/røykløp det gjelder. Brukes for å varsle fyringsforbud.
Varsel om tvangsmulkt ved pålegg
Utsending som vil gå ut hvis vi i en sak som har løpt ut til pålegg, velger å opprette pålegg og huker av for varsel om tvangsmulkt. Da får vi velge beløp, sette det til et engangs eller løpende, samt skrive en fritekst kommentar. Brukes for å varsle tvangsmulkt.
Bruksnekt
Utsending som vil gå ut når "bruksnekt" som sanksjon er vedtatt i normal saksgang. Trigges når saken løper ut fra tilbakemeldingsfristen og vi vedtar allerede varslet bruksnekt gjennom å velge knappen "send til godkjenning". Brukes for å vedta bruksnekt i en sak.
Fyringsforbud
Utsending som vil gå ut når "fyringsforbud" som sanksjon er vedtatt i normal saksgang. Trigges når saken løper ut fra tilbakemeldingsfristen og vi vedtar allerede varslet fyringsforbud gjennom å velge knappen "send til godkjenning". Brukes for å vedta fyringsforbud i en sak.
Varsel om tvangsmulkt
Brukes for å varsle tvangsmulkt i en sak. Trigges av at vi ved gjennomføring av vedtak om pålegg også huker av for varsel om tvangsmulkt. Vi får da velge enten en løpende mulkt (dagsmulkt) eller en engangsbot, med tilhørende sum. Vi får også skrive en fritekst kommentar. Utsendingen trigges ved at ovennevnte er fyllt ut og vi trykker på "send til godkjenning". Ingenting sendes ut før det har blitt godkjent av nødvendige roller iht myndighetsmatrise.
Vedtak om tvangsmulkt
Brukes for å informere om at vedtak om tvangsmulkt er gjennomført. Trigges i en sak hvis vi tidligere har varslet tvangsmulkt ved/etter pålegg. Utsendingen trigges av å velge knappen "velg handling etter pålegg" og videre velger å sende til godkjenning allerede varslet tvangsmulkt. Ingenting sendes ut før det har blitt godkjent av nødvendige roller iht myndighetsmatrise.
Endring av avtaletidspunkt
En automatisk utsending som går hvis vi tar tak i en avtale i kalenderen og flytter den til et annet klokkeslett. App-baren øverst på skjermen blir grå og utsendingen trigges av at vi velger "Bekreft endringer". Brukes for å informere om nytt avtaletidspunkt automatisk. Dersom steget ikke har en utsending er det heller ikke aktivert og det vil da ikke gå ut noe til innbygger.
Avtaletidspunkt fjernet
En automatisk utsending som trigges av at vi velger en eller flere avtaler i kalenderen og drar de ut i arbeidslisten på høyre side i kalenderen. Når vi flytter en avtale dit vil app-baren øverst på skjermen bli grå og vi kan bekrefte/avbryte endringer. Utsendingen trigges av at vi bekrefter flyttingen og at avtalen nå ikke lenger har et planlagt tidspunkt. Brukes gjerne for å informere om sykdom eller andre forhold som gjør at vi ikke kan møte til avtalen.
Avtaletidspunkt lagt til
En automatisk utsending som vil gå dersom vi har tatt en avtale ut av kalenderen og fjernet tidspunktet, for å så planlegge den inn i kalenderen igjen på et nytt tidspunkt. Denne utsendingen vil ikke gå første gang man planlegger en aktivitet, kun når vi tidligere har hatt et avtaletidspunkt for så å fjerne det (se Avtaletidspunkt fjernet). Brukes gjerne for å informere om at nå har innbygger fått et nytt tidspunkt for avtalen.
Avtaletidspunkt bekreftet
En automatisk utsending som kan gå dersom vi benytter oss av varsling via SMS. Hvis innbygger svarer "JA" på varsel om tilsyn via SMS så vil avtaletidspunktet bli bekreftet i kalenderen. Denne utsendingen sendes ut når systemet registrerer at innbygger har bekreftet avtaletidspunkt. Brukes gjerne for å bekrefte ovenfor innbygger at vi har mottatt svaret og at vi kommer til avtalt tid.
Avtaletidspunkt avvist
En automatisk utsending som kan gå dersom vi benytter oss av varsling via SMS. Hvis innbygger svarer "NEI" på varsel om tilsyn via SMS så vil avtaletidspunktet bli avvist i kalenderen. Denne utsendingen sendes ut når systemet registrerer at innbygger har avvist avtaletidspunktet. Brukes gjerne for å bekrefte at avtaletidspunktet ikke passer og å informere om hvordan/når innbygger kan forvente ny avtale.
Du må svare ja eller nei
En automatisk utsending som går ut dersom innbyggers svar på varsel om tilsyn via SMS starter med noe annet enn "JA" eller "NEI". Brukes for å "tvinge" innbygger til å enten bekrefte eller avkrefte tidspunkt for aktiviteten.
Omgjøre vedtak
Utsending som trigges av knappen "Omgjøre vedtak" inne på saken. Når vi trykker på den knappen får vi velge hvilke vedtak vi ønsker å omgjøre.
Bildetekst: Velger vi å omgjøre et vedtak så må vi velge hvilket det gjelder før vi annullerer.
Brev til andre etater
Her kan du sette opp utsendinger til de av andre etater som det er ønskelig å ha tilgjengelig i saker der det kan være nødvendig å informere andre om noe som foregår i saken. Det er også mulig å legge opp til utsendinger som går til andre avdelinger internt, feks i saker du ønsker å informere om noe på tvers av avdelinger innad i Brannvesenet.