Tiltak beskriver hva som må gjøres for å lukke et avvik. I Cubit kan du gi hvert avvik ett eller flere tiltak.
Tiltak fungerer egentlig ganske likt som avvik. De har en beskrivelse og sorteres inn i en struktur med kategorier og underkategorier. Når man oppretter tiltak må man skrive en kommentar, det må også gis en frist for utbedring. Ettersom hvert tiltak har hver sin frist vil det være å mulig å opprette flere vedtak på tilsynet.
For å lukke et avvik må alle tiltakene være lukket.
Opprette tiltak
Inne på behandlingsfanen, trykk på avviket du ønsker å legge til et tiltak på. Avviket vil da utvide seg og nederst til venstre vil du se knappen ‘Legg til tiltak'.
Etter du trykker på knappen vil du få opp et lite vindu. Øverst vil du kunne se avviksbeskrivelsen og kommentar fra utfører. For å legge inn tiltak må du klikke deg gjennom kategoriene som passer før du kommer til tiltaket, likt som ved registrering av avvik.
Etter du har valgt et tiltak må du legge til en kommentar og velge en dato som gir frist for forfall. Deretter trykker du på Lagre-knappen og avviket har nå fått et tiltak.
Behandle tiltak
Tiltak har hver sin frist og hver sin status og vil derfor også kunne få hvert sitt vedtak.
Du kan behandle og gjøre endring på tiltak ved å trykke på Valg-ikonet (tre prikker) på høyre side av tiltaket. Valgene du får i drop-down listen avhenger av tiltakets status.
Oppdater tiltak - dette valget vil alltid tilgjengelig. Velger du 'Oppdater tiltak' vil det dukke opp et lite vindu som gir deg mulighet til å godkjenne eller ikke godkjenne en tilbakemelding fra eier/bruker. Du kan også velge at tiltaket utgår eller gi utsatt frist.
Opprett pålegg - når frist for utbedring er utgått vil du få muligheten til å opprette pålegg på tiltaket. Du vil samtidig kunne varsle virkemiddel/sanksjon.
Benytt virkemiddel - et lite vindu vil dukke opp som gir deg mulighet til å velge virkemiddel/sanksjon.
Dersom vedtak krever godkjenning av en annen bruker vil en statusindikator på dette vises under tiltaket og brukeren vil bli varslet. For å behandle vedtaket må brukeren gå inn under avviket og trykke på 'Godkjenn' eller 'Avvis'.
Historikk over endringer som har skjedd på et tiltak vil vises som fargede bokser under tiltaket.
Hver gang det gjøres endringer vil du kunne sende tilbakemelding til de tilsynet gjelder ved å trykke på knappen 'Send tilbakemelding' som vil dukke opp øverst på behandlingssiden. Dersom du gjør endringer på flere tiltak vil alt bli sendt samtidig når du trykker på 'Send tilbakemelding'. Endringer du har gjort vil ligge lagret selv om du går ut av tilsynet uten å ha sendt tilbakemelding.
For å tydeliggjøre hvilke tiltak som har blitt oppdatert før du sender tilbakemelding vil et rundt info-ikon dukke opp på høyre side av avvikene.
Når alle tiltakene på et avvik har blitt lukket (enten godkjent eller utgått) vil avviket endre status fra 'åpen' til 'lukket' og når alle avvik er lukket vil du kunne avslutte tilsynssaken.
Lykke til!