Generell sak er sakstypen som skal kunne håndtere alle saker som ikke skjer i felt. Sakstypen har prosesstøtte for alle saksbehandlingsbehov dere har.
Generelle saker finner du inne under Andre saker på Saksbehandling. For å opprette ny, trykker du på “Opprett ny sak” og velger “Generell sak”.
Dermed opprettes en saksside som ser slik ut.
Undertyper
Når vi oppretter en generell sak, kan vi velge en undertype av generell sak. Ved lansering har vi typene "Generell sak" og "Gebyrsak", men denne listen vil utvides etterhvert som mer funksjonalitet legges til. Når vi setter type, gjør dette at vi kan lage rapporter med statistikk på de forskjellige typene. Det vil også i noen tilfeller være annen funksjonalitet som blir tilgjengelig avhengig av hvilken type saken er.
Saksbehandler
Vi kan også legge til hvem som er saksbehandler for den enkelte saken. Dette vil gjøre at saken dukker opp i deres "mine saker" og vil sørge for at de får varsel dersom noe skjer i saken.
Nøkkelord
Det er mulig å legge nøkkelord til generell sak. Nøkkelord fungerer på samme måte som det gjør ellers i Cubit. Ved å legge til nøkkelord kan vi for eksempel lage rapporter og statistikk over antall forskjellige typer hendelser/forespørsler. Vi kan også bruke nøkkelord til å knytte saken til et prosjekt.
Knytt sak til objekter
En generell sak er i utgangspunktet en tom sak, og kan fylles med det man har behov for. For å gjøre noe med saken, må vi knytte den mot de objektene som saken omhandler. Dette gjøres ved å trykke på "Knytt til...." knappen. Når vi trykker på denne knappen vises søkesiden. Her kan vi søke opp det vi ønsker å knytte til saken. Vi kan knytte alle typer objekt som vi har i løsningen til en sak. Saken er kontekstuell, og hvilke aksjoner du kan gjøre mot saken er avhengig av hvilke objekter som er knyttet til saken.
Når vi knytter objekter mot en generell sak vises disse i en liste over tilknyttede objekter.
Når vi legger til objekter i løsningen vil også dokumentmottakerne for de forskjellige objektene legges til den generelle saken.
Vi har også støtte for å kunne legge til "Innsender/motpart". Dette kan brukes for eksempel ved innsendte bekymringsmeldinger, der man ønsker å holde den som meldte bekymringen oppdatert. Det kan også brukes dersom det er saker som angår to parter, der det er tvist om forhold.
Handlinger
Det er to handlinger som vi kan gjøre mot en generell sak:
- Vi kan opprette aktiviteter mot objektene vi har knyttet, og
- Vi kan opprette vedtak mot objektene vi har tilknyttet.
Hvilke aktiviteter og hvilke typer vedtak som er mulig å opprette er avhengig av objektstypen som er tilknyttet.
Aktiviteter som vi kan opprette fra en generell sak:
Boligtilsyn er sakstypen for tilsyn med fyringsanlegg. For å kunne opprette denne sakstypen må det være et aktivt røykløp tilknyttet bruksenheten.
Befaring er sakstypen vi bruker hvis vi bare vil gå ut og se på noe, uten at det er tilsyn.
Hjemmebesøk er sakstypen hvor vi følger opp sårbare grupper. Hjemmebesøk må avklares med den som skal besøkes.
Serviceoppdrag er feltoppdrag der vi gjennomfører en tjeneste for innbyggere. Dette kan være å hjelpe med installering av røykvarsler eller annen velferdsteknologi. Det kan være feiing av ildsted, eller fjerning av reir og lignende. Serviceoppdrag kan være betalt.
Feiing kan opprettes fra generell sak såfremt det finnes et røykløp tilknyttet saken
Møter kan opprettes fra generell sak. Når vi oppretter møter, kan vi legge til deltakere, vi kan velge tidspunkt og sted. Når vi oppretter møte, sendes det ut et brev som informerer deltagere om møtetidspunkt og sted.
Informasjonsoppdrag er oppdrag der vi gir informasjon om brannsikkerhet til innbyggere.
Særskilt tilsyn. Dersom et tilknyttet objekt er et særskilt objekt kan vi opprette et særskilttilsyn fra saken.
Når vi oppretter aktiviteter fra generell sak legger de seg i en liste over tilknyttede tilsyn og saker. De vil også legge seg i kalenderen for planlegging. Det er mulig å navigere til de forskjellige sakene ved å trykke på listen over saker.
Vedtak som vi kan opprette fra en generell sak:
Vedtak om fyringsforbud. Dette er et vedtak om bruksnekt, som er spesifikt for ildsted og/eller røykløp.
Vedtak om oppheving av fyringsforbud. Dette er et vedtak som for eksempel kan benyttes dersom det har vært gitt muntlig fyringsforbud ved utrykning, og man vil oppheve dette. Det kan også benyttes dersom vi først har fattet vedtak om fyringsforbud.
Vedtak om bruksnekt. Dette er et mer generelt vedtak om bruksnekt, og man kan i vedtaket spesifisere hva som ikke kan brukes som følge av vedtaket.
Pålegg om informasjon. I enkelte saker er vi avhengig av å få tilsendt informasjon for å kunne behandle saken. Ved et pålegg om informasjon kan vi spesifisere hvilke dokumenter vi trenger i saken.
Andre vedtak er et generelt vedtak. Her må vi spesifisere hjemmel for vedtaket, hva vedtaket faktisk er, og også begrunnelse for vedtaket.
Vedtak om tilsyn (denne ligger ikke inne). Dersom vi har behov for å gå tilsyn med bruksenheter som ikke har fyringsanlegg, kan vi opprette vedtak om tilsyn etter §13 i brannvernloven.
Alle vedtak i løsningen vil føre til godkjenning i henhold til den myndighetsmatrise som er lagt inn for det enkelte vedtaket. Det er mulig å omgjøre alle vedtak, og det er også mulig å opprette klagesaker på vedtak, dersom det skulle skje.
Saksgang er den andre fanen på generelle saker. Her vises alle saksdokumenter som er blitt generert i saken.
Notater er tredje fane i generell sak. Her er det mulig å opprette notater for å skrive hva saken handler om. Det er mulig å opprette så mange notater man har behov for. Det er også mulig å endre og oppdatere notater, dersom det er behov for det.
Dokumenter er fjerde fanen i generell sak. Under dokumenter er det mulig å laste opp alle dokumenter som måtte være relevant for saken. Det er ingen begrensinger i forhold til filformat.
Vedtak er siste fane under generell sak. Den er for å behandle vedtak som blir fattet. Hvilke aksjoner som er tilgjengelig her er avhengig av typen vedtak. Aksjoner som er mulig å gjøre med et vedtak:
Vi kan alltid omgjøre vedtak
Vi kan alltid opprette klage på vedtak
Vedtak har myndighetsmatrise, så har støtte for godkjenning
Vedtak kan ha tidsfrist, og hvis de har tidsfrist kan vi behandle søknader om utsettelse
Vi kan varsle og fatte sanksjoner som bruksnekt, tvangsmulkt, etc.