Vi skal i denne artikkelen forklare brukergrensesnittet til særskilt.
Vi går gjennom følgende:
| Merk! Brukergrensesnittet har ulike oppsett ut fra hva slags enheter du bruker når du gjennomfører tilsyn, men innholdet vil være lik. |
Vi skal først åpne et boligtilsyn fra kalenderen.
- Gå til "Planlegging"
- Trykk på et særskilttilsyn som du skal gjennomføre.
Brukergrensesnittet
Det første som vises er innhold til fanen "Særskilttilsyn". La oss se først på det generelle oppsettet.
- På toppen har du tilgang til ulike faner som er knyttet til tilsynet.
- Særskilttilsyn
- Saksgang
- Notater
- Kommunikasjon
- Dokumenter
- I midten vises innholdet til fanen som er valgt.
- Høyre side er historikk over endringer, og i tillegg kan det legges til kommentar.
La oss gå gjennom de ulike fanene.
Særskilttilsyn
Forklaring på knapper:
| Annuller | Annullere tilsynet. |
| Bomtur | Registrere tilsynet som bomtur. Regler for hvordan organisasjonen deres registrer avtalen som bomtur gjør dere internt. Mest vanlig er det når eier har bekreftet avtalen, men ingen er tilstede ved tilsyn. |
| Naviger | Åpner ekstern kartløsning for å kunne navigere til eiendommen, f.eks Google Maps. |
| Start særskilttilsyn | Åpner skjema for å gjennomføre tilsyn. |
For å utvide eller kollapse ulike felter i Cubit trykker du på opp/ned pil. Du kan gjøre dette eller bla ned på siden for å få tilgang til flere felter.
Vi har følgende felter i fanen "Særskilttilsyn".
| Tilsynsdetaljer | Her finner du informasjon på tilsynet som type, når det er opprettet, status, planlagt dato og tidspunkt, hvem som er utfører, info om varselsbrev, har eier bekreftet avtalen, avtalekommentar, nøkkelord, eventuelle kontaktperson for tilsynet og legge ekstra kommentar i varselsbrev. |
| Tema for tilsyn | Hvis tilgjengelig, så kan du her som utfører velge hvilke tema som skal være en del av tilsynet. Dette gir deg større fleksibilitet som gjør at du slipper å gå gjennom punkter som ikke er relevant for tilsynet. |
| Forespørsel om dokumentasjon | Du kan i forkant av tilsynet, be om innsending av nødvendig dokumentasjon. Dette kan gjøres her. |
| Brannobjektsinformasjon | Informasjon om brannobjektet som portefølje, objekttype den hører til, ansvarlig koordinator, status og tilsynsfrekvens. |
| Bygningsinformasjon | Her finner du informasjon som adresse, område, objektkategori og type, status om den er i bruk, og type bebyggelse. |
| Eierdetaljer | Her får du informasjon på eiere tilknyttet bruksenheten som navn, alder og kontaktinformasjon. |
| Dokumentmottakere | Oversikt over dokumentmottakere finner du her. Du skal kunne legge til og endre informasjon her og om de skal være hovedmottaker eller kopimottaker. |
Saksgang
Her finner du informasjon knyttet til saksgangen for tilsynet . Det er her du også kan velge en saksbehandler for saken, og du har mulighet å legge til nøkkelord og skru av/på automatisk saksgang. Sistnevnte er kjekt fordi i noen tilfeller trenger du å sette saken på pause for å avklare eller finne ut av ting. Automatisk saksgang er på som standard.
En oversikt over utsendte SMS-er, brev, dokumenter og lignende finnes nederst på siden.
Notater
Du kan legge til notater i forbindelse med saken. Notatene er kun synlig for deg og andre saksbehandlere og ikke for de som er tilknyttet bruksenheten/saken.
Kommunikasjon
Her finner du oversikt over innkommende og utgående kommunikasjon knyttet til saken. Det kan være e-post, SMS, brev og i tillegg kan du registrere manuelt i forbindelse med en telefonsamtale. De er markert med ulike symboler. Innkommende har uthevet bakgrunnsfarge, mens utgående er blank/hvit.
Dokumenter
I "Dokument" fanen finner du alle dokumenter som er lagt inn i forbindelse med saken. Det kan for eksempel være dokumenter som du har bedt eier å sende inn via Cubit. Du kan også legge dokumenter manuelt inn.