I denne artikkelen skal vi forklare hvordan du starter og gjennomfører et planlagt særskilttilsyn i Cubit.
Vi skal gjennom følgende:
Vi anbefaler at du går gjennom artikkelen "Brukergrensesnittet (Særskilttilsyn), før du leser videre. Artikkelen tar for seg brukergrensesnittet for tilsynet og forklaringer på ulike faner og felter som hører til oppgaven/tilsynet.
| Merk! I dette eksemplet har vi brukt skjermbilder fra en PC, ved bruk av andre mobile enheter vil det se annerledes ut, men prosessen er det samme. |
Starte tilsyn
Du har nå planlagt dagen din og skal ut på tilsyn. Du er på lokasjon på et av bygningene, og er klar for å gjennomføre tilsynet med fremmøtende.
Slik gjør du:
- Gå til "Planleggeren".
- Finn avtalen i kalenderen din og trykk deg inn på den.
- Du er nå inne på avtalen.
- Før du starter tilsynet, trykk på feltet "Tema for tilsyn". (Gjelder kun hvis din organisasjon har satt opp dette)
- Du har her mulighet til å huke av/på de temaene som er relevant for akkurat dette tilsynet.
- I dette tilfelle er det ingenting som er satt opp.
- Kontroller om eierdetaljer er korrekt og at det er oppført dokumentmottaker.
- Trykk på "Start særskilttilsyn" når du er klar.
Alternativ - Starte tilsyn fra utvalg/søk
Du kan også starte tilsyn fra utvalg/søk. Dette gjør du ved først å gjøre et søk på objektet, og deretter gå til aktiviteter.
Slik gjør du:
- Gå til "Utvalg".
- Gjør et søk på f.eks en adresse.
- Velg fanen "Aktviteter".
- Velg aktivitet som du skal starte tilsyn på
- det er de med status "Planlagt"
- særskilttilsyn har symbolet firkant med "S"
- Fortsett som på pkt. 3 fra "Starte tilsyn".
Alternativ - Starte tilsyn fra kart
Det er mulig å starte et tilsyn fra kartløsningen i Cubit. Dette kan du gjøre ved å filtrere og velge objektet som skal startes.
Slik gjør du:
- Gå til "Utvalg", og trykk på kartikonet.
- Velg "Planlagte aktiviteter", og riktig "Dato" på filterboksen.
- Hvis du har planlagte aktiviter den dagen, så vil du få fargede sirkler med klokkeslett på. Trykk på en av de.
- Du får mer info om objektet, og har mulighet å starte tilsynet. Trykk på "Start særskilttilsyn".
Gjennomføre tilsyn
Når du trykker på "Start særskilttilsyn", vil du åpne tilsynsskjema for utfylling.
Om du angrer kan du gå tilbake til forrige side, ved å trykke på "Pil - tilbake" symbolet eller fanen "Boligtilsyn".
Innhold i tilsynsskjemaet kan være ulikt fra deres organisasjon, dette baserer på hvordan det er satt opp hos dere.
I dette tilfelle er det kategorisert i flere områder. Hver kategori har tall bak som viser antall sjekkpunkt som er utført, dette gir deg en god indikasjon om det er noe som er glemt.
Start gjerne fra toppen og jobb deg nedover. La oss se på et eksempel.
- Trykk på kategorien "Oppfølging av forrige tilsyn".
- Gå gjennom og fyll inn nødvendig informasjon.
- Fortsett med neste kategori, og fullfør skjemaet.
- Trykk på "Sammendrag", når du er ferdig.
Registrere avvik
Når det gjelder særskilttilsyn, så er skjemaet formet slik at det er systematisk gjennomgang av objektene. Og ut fra hva som besvares vil avvikstekst automatisk være utfylt. Du behøver kun å lagre funnet.
La oss se på det sammen.
- Vi velger et svar som utløser et avvik, for eksempel i dette eksemplet "Nei".
- Du kan redigere kommentaren ved å trykke på tekstfeltet.
- Trykk deretter på "Lagre funn" for å registrere avviket.
- Du har mulighet å legge til bilder til avviket, dette gjøres ved å trykke på opplastningsknappen.
Bra! Nå har du registrert et avvik. Et rødt varsel ikon med tall er indikasjon på antall avvik som er registrert for den kategorien.
Legge til anmerkning
I særskilt så kan du legge inn anmerkninger under kategorien "Anmerkninger". Legg gjerne kun en anmerkning om gangen.
Slik gjøres det:
- Trykk på kategorien "Anmerkninger".
- Velg "Ja", og legg inn evt kommentar.
Husk! Du kan legge til flere anmerkninger, så ikke legg alt i en kommentar.
- Skriv inn kommentar i "Anmerkning" feltet, og trykk på "Lagre Anmerkning".
- Har du flere anmerkninger, velger du "Ja" på spørsmålet "Er det flere forhold som gir anmerkninger?"
- I dette eksemplet velger vi "Nei".
Fint, du har nå lagt inn en anmerkning. Et grått varsel ikon med tall er indikasjon på antall anmerkninger som er registrert.
Sammendrag - fullføre tilsynet
For å fullføre tilsynet gjør du følgende:
- Trykk på "Sammendrag".
- Se over sammendraget, legg inn eventuelt kommentar under "Generell kommentar".
- Du har nå flere valg
- sende til "Sidemannskontroll"
- hopp over sidemannskontroll
- marker som ferdig, men sender rapporten senere
- I dette eksemplet skal vi gjennom sidemannskontroll. Trykk på "Sidemannskontroll".
- Velg personen som skal utføre sidemannskontrollen, og trykk på "Send til sidemannskontroll".
- Du får beskjed om at meldingen er sendt.
- Når mottaker har godkjent sidemannskontrollen kan du gå inn i "Saksbehandling".
- Velg "Ferdige sidemannskontroller: x"
- Åpne saken ved å trykke på den.
- Du skal nå ha mulighet å ferdigstille rapporten. Trykk på "Ferdigstill og send rapport".
*Det er en god rutine å se over rapporten før sending. Dette gjøres ved å trykke på "Forhåndsvisning av rapport" før utsending. Om du ønsker å se over rapporten i ro og fred på arbeidsplassen kan du bruke "Ferdig, send rapport senere".
Bra jobba! I kalenderen vil du nå se at status på avtalen/oppgaven er satt som "Rapport sendt". Den vil da gå over til saksbehandling. Dette vil vi se nærmere på i annen veiledning.
Går du inn i saken igjen, og trykker på fanen "Saksgang" vil du se status på saken.