I noen tilfeller ønsker mottaker å få utsatt frist for utbedring av feil eller mangel. Dette gjøres ved at mottaker sender inn skriftlig brev eller e-post og ber om utsettelse.
I Cubit er det slik at utsettelse før eventuelt vedtak/pålegg kan gjøres uten godkjenning, men når vedtaket er fattet må utsettelsen godkjennes. La oss se hvordan det gjøres for særskilt.
Vi skal se på følgende:
Før pålegg/vedtak
Slik gjør du:
- Gå inn i saken det gjelder.
- Deretter trykk på fanen "Behandling".
- Gå til avviket det gjelder og velg "Utsett frist".
- Legg inn ny frist, grunnen for utsettelsen, og eventuelt skriv en kommentar.
- Trykk deretter på "Lagre".
- Tilbakemeldingsbrev må sendes til mottakerne, trykk på "Send brev".
- Bekreft ved å trykke på "Send brev".
- Avviket har nå fått ny frist.
Etter sendt pålegg/vedtak
Når vedtak er fattet må vi gå gjennom en godkjenningsprosess for at søknad om utsettelse kan godkjennes.
Slik gjør du:
- Gå inn i saken det gjelder.
- Deretter trykk på fanen "Behandling".
- Gå til avviket og i feltet "Søknad om utsettelse" kan du enten godkjenne eller avslå. I dette eksemplet trykker vi på "Godkjenn søknad".
- Legg inn en ny frist, eventuelt med en kommentar og trykk på "Lagre".
- Seksjonsleder får varsel og må godkjenne utsettelsen.
Seksjonsleder godkjenner
Seksjonsleder må gå inn i saken for å godkjenne utsettelsen.
Slik gjør du som leder:
- Gå inn i saken.
- Trykk på fanen "Behandling".
- Finn avviket som har søknad om utsettelse. Kontroller og deretter godkjenn eller send tilbake til utfører. I dette tilfelle skal vi godkjenne.
- Trykk på "Godkjenn".
Send nytt brev til mottaker
Etter at seksjonsleder har godkjent søknaden må du inn i saken for å sende nytt brev til mottaker.
Slik gjør du:
- Gå inn i saken.
- Trykk på fanen "Behandling".
- Legg inn eventuelt kommentar og trykk "Send brev".
- Bekreft sending av brev ved å trykke på "Send brev".
