Cubit Tilsyn kommer ferdig konfigurert med en standard saksflyt og dokumentpakke. Saksgang er modulerbar og kan konfigureres etter ønske. Vi skal se på oppsettet og hvordan ting henger sammen.
| Merk! Du trenger tilgang for å kunne se og redigere funksjoner som ligger i "Systeminnstillinger". I dette tilfelle trenger du følgende rettighet til din bruker "Dokumentadministrator". |
Følgende tema skal vi se på:
Åpne en sakstype
Du finner sakstyper under "Systeminnstillinger" i Cubit Tilsyn.
Slik gjør du:
- Trykk på "Systeminnstillinger".
- I feltet "Sakstyper" vil du se sakstypene som er tilgjengelig i din organisasjon. Trykk på sakstypen for å konfigurere eller se saksgangen. I dette eksemplet trykker vi på "Demo sakstype".
- Slik ser for eksempel saksgangen til en sakstype ut.
Saksgang
Sakstypesiden er delt inn i to faner; "Saksgang" og "Saksinnstillinger". Vi går kun gjennom saksgang her. Saksinnstillinger er beskrevet i en annen artikkel. Saksgang er delt i to hoveddeler; "Tidslinje" og "Andre utsendelser".
Tidslinje
Vi ser først på tidslinjen som representerer selve saksgangen/saksflyten. Hendelsene går kronologisk fra topp til bunn, og slår inn ut i fra hva som skjer i saksgangen.
I tidslinjen er det tre hovedgrupper;
- før tilsyn/kontroll
- gjennomføring av tilsyn/kontroll
- og det som skjer etter tilsyn/kontroll
Og i gruppene finnes det en eller flere hendelser som ligger i hver sin rad.
Kolonner
| Hva | Beskrivelse |
| Når | Antall dager før/etter hendelse noe skal skje. |
| Navn | Navngivning av saksgangssteget (kun internt, ikke ut til innbygger). |
| Type* | Formell beskrivelse av hva steget gjelder. |
| Kanal** | Hvordan saksgangsteget sendes ut. |
| Saksdokument | Hvilke saksdokument som sendes ut. |
Typer/hendelsestyper*
Ved opprettelse av en sakstype så konfigureres det fem obligatoriske hendelsestyper i en saksgang, disse er:
| Hva | Beskrivelse | Steget følger... |
| Varsel om tilsyn | Sender ut varsel for tilsyn. | Tilsynsdato |
| Rapport med avvik | Tilsynsrapport med avvik går ut etter endt tilsyn. Systemet antar at forhåndsvarsling av vedtak skjer i tilsynsrapporten dersom ikke eget steg er benyttet for forhåndsvarsel. Dette steget trigges av knappen “Ferdigstill og send rapport” på slutten av sammendraget under tilsyn/feiing. | |
| Rapport uten avvik | Brukes for utsending av tilsynsrapport hvor det ikke er registrert avvik på tilsynet. | |
| Vedtak | Selve vedtaket som blir tilgjengelig i en sak der fristen har forfalt og vi ikke har fått tilfredstillende tilbakemelding. Trigges av knappen "Opprett pålegg" som dukker opp på tilsynssiden etter at frist for utbedring er løpt ut. Ingenting blir sendt ut før det evt blir godkjent av den rette rollen som følger myndighetsmatrisen. Det er mulig å varsle om sanksjoner samtidig som vi oppretter pålegg, dette er anbefalt da vi unngår et ekstra steg i saksgang dersom vi varsler dette i samme utsending. | Tilsynsdatoen, dersom det ikke er satt opp et eget steg for forhåndsvarsling av vedtak |
| Avsluttet | Utsending som går når alle avvik i en sak er markert med enten "godkjent" eller "utgår" fra behandlingsiden. Da får vi en knapp som heter "Avslutt feiing/boligtilsyn/særskilttilsyn". Brukes for å informere om at saken er lukket. |
I tillegg kan du opprette følgende hendelser:
| Hva | Beskrivelse | Steget følger... |
| Påminnelse på ubekreftet tilsyn | Gjør det mulig å kun sende automatisk påminnelse på varslet aktivitet dersom den er ubekreftet. | Tilsynsdato |
| Purring på vedtak | Sender automatisk ut en purring på vedtak etter en gitt intervall. | Vedtaksdato |
| Påminnelse på tilsyn | Sender automatisk ut en påminnelse på varslet aktivitet etter en gitt intervall. | Tilsynsdato |
| Påminnelse på bekreftet tilsyn | Gjør det mulig å kun sende automatisk påminnelse på varslet aktivitet dersom den er bekreftet. | Tilsynsdato |
| Parkert | I saksbehandling i Cubit vil det dukke opp en knapp som heter "Parker". Parkering gjør at man skrur av all automatikk i saksgangen slik at videre steg som feks purring, forhåndsvarsel eller lignende ikke sendes. Avvik ligger fremdeles åpne i saken, men vi anser ikke saken som noe vi skal følge opp med mindre innbygger tar kontakt. | |
| Påminnelse på forhåndsvarsel | Gjør det mulig å sende automatisk påminnelse på forhåndsvarsel om vedtak. (Systemet antar at vi forhåndsvarsler om vedtak i tilsynsrapporten dersom vi ikke benytter et eget saksgangsteg for forhåndsvarsling). *Du kan sende påminnelsen manuelt. Fristen endres og dokumentet genereres automatisk, såfremt steget Påminnelse om forhåndsvarsel er satt opp i saksgang. | Vedtaksdato |
| Bomtur | Utsending som blir sendt dersom vi på tilsyn velger knappen "Bomtur" og videre velger "Avslutt som bomtur og send dokument". Brukes for å informere om at vi ikke har fått tilgang til å gjennomføre gitt aktivitet og å potensielt be innbygger om å ta kontakt for nytt tidspunkt. | |
| Lukket, alle avvik utgår | Utsending som går når alle avvik i en sak er markert med enten "Utgår" fra behandlingssiden. Da får vi en knapp som heter "Avslutt tilsyn...". Brukes for å informere om at saken er lukket. | |
| Forhåndsvarsel om vedtak | Brukes dersom det ikke er ønskelig med forhåndsvarsling av vedtak i selve tilsynsrapporten. Da blir dette et eget steg i saksgang, og utsending trigges av knappen "Send forhåndsvarsel om pålegg" som dukker opp inne på saken når fristen for forhåndsvarsel er løpt ut. | Vedtaksdato |
| Tilsynsrapport - Ingen feiing utført | Brukes for utsending av tilsynsrapport hvor det ikke er utført feiing. |
Kanal*
| Hva | Beskrivelse |
| Cubit UT | Cubit Ut sjekker informasjon mot kontakt og reservasjonsregisteret og bruker digitale kanaler som Digipost for utsending. Løsningen har ingen direkte kostnad utover selve bruken av brev, sms, Digipost og Altinn. |
| SMS | Får vi treff på telefonnummer i kontakt og reservasjonsregisteret, sendes en SMS ved varsling/påminnelse om tilsyn. Viktig! SMS kan ikke brukes til å sende ut dokumenter. SMS-malene konfigureres under "Dokumenter" inne på "Systeminnstillinger". |
| Primærkanal | Sendes på e-post dersom kunden har samtykket til elektronisk kommunikasjon, eller på brev om de ikke har gitt samtykke. Denne kanalen er det eneste som tar hensyn til knappen "Elektronisk kommunikasjon" i sakene. Hvis du bruker SvarUt for å sende e-post eller brev, er det SvarUt som sjekker hvilke kanal som er tilgjengelig for å sende informasjonen, ikke Cubit. SvarUt sjekker informasjon mot kontakt og reservasjonsregisteret. |
| E-post | Hvis en e-post er tilgjengelig blir e-post brukt som kanal for utsending. Det vil da gå ut en e-post med tilhørende saksdokument som et vedlegg/PDF. E-post malene konfigureres under Dokumenter inne på Systeminnstillinger. |
| Brev | Det vil trykkes opp et fysisk brev og sendes ut. Disse konfigureres under "Dokumenter" inne på "Systeminnstillinger". |
Andre utsendelser
Andre utsendinger er et samlebegrep for alle steg i sakstypen som ikke er inkludert i den modulære saksgangen, og finnes under "Andre utsendinger" inne på alle sakstyper. De aller fleste er brukt på tvers av sakstyper, men noen er forbeholdt spesifikke sakstyper.
Bilde: Eksempel på utsendelser som er satt opp for sakstypen.
Kategorier
Andre utsendelser er gruppert etter kategorier for å få bedre oversikt. Disse er for eksempel
- Tilbakemelding
- Vedtak
- Varsel
- Annet
Type/hendelsestyper
| Merk! Hendelsestyper som er tilgjengelig hos dere er basert på type organisasjon dere hører til. |
| Hva | Beskrivelse |
| Tilbakemelding | Når vi får tilbakemelding i en sak, og behandler denne, sender vi ut tilbakemelding. Dette er dokumentet som går ut dersom en sak ikke har gått til vedtak. |
| Annet vedtak | |
| Bekreftelse via SMS | Denne meldingen blir sendt ut dersom saken er bekreftet via SMS. Meldingen er vanligvis sendt via SMS. |
| Du må svare Ja eller Nei | En automatisk utsending som går ut dersom innbyggers svar på varsel om tilsyn via SMS starter med noe annet enn "JA" eller "NEI". Brukes for å "tvinge" innbygger til å enten bekrefte eller avkrefte tidspunkt for aktiviteten. |
| Omgjøre vedtak | Utsending som trigges av knappen "Omgjøre vedtak" inne på saken. Når vi trykker på den knappen får vi velge hvilke vedtak vi ønsker å omgjøre. |
| Avvist via SMS | En automatisk utsending som kan gå dersom vi benytter oss av varsling via SMS. Hvis innbygger svarer "NEI" på varsel om tilsyn via SMS så vil avtaletidspunktet bli avvist i kalenderen. Denne utsendingen sendes ut når systemet registrerer at innbygger har avvist avtaletidspunktet. Brukes gjerne for å bekrefte at avtaletidspunktet ikke passer og å informere om hvordan/når innbygger kan forvente ny avtale. |
| Endre tidspunkt | Dersom vi har sendt varsel i en sak, og så velger å endre tidspunktet for aktiviteten, kan vi sende ut denne meldingen. Den er vanligvis satt opp med SMS. |
| Brev til kopimottaker | Når vi har en kopimottaker, kan vi velge at disse skal få et spesielt saksdokument som forklarer hvorfor de får kopi av saksdokumentene. Dette vil også sikre at saksdokumentene blir stemplet med "kopi". |
| Tidspunkt lagt til | En automatisk utsending som vil gå dersom vi har tatt en avtale ut av kalenderen og fjernet tidspunktet, for å så planlegge den inn i kalenderen igjen på et nytt tidspunkt. Denne utsendingen vil ikke gå første gang man planlegger en aktivitet, kun når vi tidligere har hatt et avtaletidspunkt for så å fjerne det (se Avtaletidspunkt fjernet). Brukes gjerne for å informere om at nå har innbygger fått et nytt tidspunkt for avtalen. |
| Tidspunkt fjernet | En automatisk utsending som trigges av at vi velger en eller flere avtaler i kalenderen og drar de ut i arbeidslisten på høyre side i kalenderen. Når vi flytter en avtale dit vil app-baren øverst på skjermen bli grå og vi kan bekrefte/avbryte endringer. Utsendingen trigges av at vi bekrefter flyttingen og at avtalen nå ikke lenger har et planlagt tidspunkt. Brukes gjerne for å informere om sykdom eller andre forhold som gjør at vi ikke kan møte til avtalen. |
| Appointment selection dialog | |
| All appointments confirmed | |
| Alle avtaler avvist | En automatisk utsending som kan gå dersom vi benytter oss av varsling via SMS. Hvis innbygger svarer "NEI" på varsel om tilsyn via SMS så vil avtaletidspunktet bli avvist i kalenderen. Denne utsendingen sendes ut når systemet registrerer at innbygger har avvist avtaletidspunktet. Brukes gjerne for å bekrefte at avtaletidspunktet ikke passer og å informere om hvordan/når innbygger kan forvente ny avtale. |
| Appointment supervisor confirmed | |
| Bruksnekt | Utsending som vil gå ut når "bruksnekt" som sanksjon er vedtatt i normal saksgang. Trigges når saken løper ut fra tilbakemeldingsfristen og vi vedtar allerede varslet bruksnekt gjennom å velge knappen "send til godkjenning". Brukes for å vedta bruksnekt i en sak. |
| Fyringsforbud | Utsending som vil gå ut når "fyringsforbud" som sanksjon er vedtatt i normal saksgang. Trigges når saken løper ut fra tilbakemeldingsfristen og vi vedtar allerede varslet fyringsforbud gjennom å velge knappen "send til godkjenning". Brukes for å vedta fyringsforbud i en sak. |
| Oppheving av fyringsforbud | |
| Tvangsmulkt | Brukes for å informere om at vedtak om tvangsmulkt er gjennomført. Trigges i en sak hvis vi tidligere har varslet tvangsmulkt ved/etter pålegg. Utsendingen trigges av å velge knappen "velg handling etter pålegg" og videre velger å sende til godkjenning allerede varslet tvangsmulkt. Ingenting sendes ut før det har blitt godkjent av nødvendige roller iht myndighetsmatrise. |
Eksempel på oppsettet til en hendelse
Her ser du et eksempel på hvordan oppsettet til en hendelse ser ut.
Du ser hva slags hendelsetype det er, navnet og når hendelsen sendes ut. I tillegg er det definert hva slags utsendelsesmetode/kanal som er brukt, og hva slags saksdokument som følger. Det kan også settes opp utsendingsregler her.
